EXPERIÊNCIA GEDWEB – UNIMED DE JAÚ

Luciano (Gerente de Negócios) e Eliézer (Diretor) da Cloudmed, juntamente com José Duarte, da Unimed Jaú.

Luciano (Gerente de Negócios) e Eliézer (Diretor) da Cloudmed, juntamente com José Duarte, da Unimed Jaú.

O post de hoje é um pouco diferente do habitual. Conforme postamos na semana anterior, estivemos na sede da Unicop para capacitação do GEDWEB, além de mostrar as novidades Cloudmed.

Dessa troca de informações tivemos a ideia de mostrar para vocês, queridos leitores, a experiência de um usuário GEDWEB. A Unimed Jaú, parceira da Cloudmed há 8 anos, é cliente de destaque na utilização da ferramenta! Confira o relato, na íntegra, de nosso parceiro José Duarte, Analista de Expedição e G.E.D. na Unimed Jaú.

1) Quantas pessoas trabalham diretamente com o GEDWEB?
     Atualmente, a equipe de colaboradores do departamento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na Unimed Regional Jaú é composta por 06 pessoas. Possuímos mais de 1.190.000 milhões de documentos digitalizados, atendendo todos os departamentos da empresa que necessitam de digitalização de documentos.

2) O GEDWEB é funcional? Atende suas necessidades?
     A ferramenta GEDWEB é uma solução extremamente funcional para o desenvolvimento das atividades no Sistema Unimed. Por conta da demanda documental que o Sistema possui e as peculiaridades dos processos, o GEDWEB se tornou imprescindível tanto na guarda dos documentos quanto em sua recuperação.

3) Como o GEDWEB pode melhorar a experiência do usuário?
     Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management International, EUA, 2009),  quando uma empresa possui um arquivo físico (morto) em suas instalações e não dispõe de uma gestão eletrônica de documentos, demora-se em média 22 minutos para a busca de apenas 1(um) documento. Com o gerenciamento eletrônico de documentos, esse tempo é reduzido de forma absurda para, em média, 14 segundos. A economia de tempo já seria uma ótima vantagem dentro do ambiente empresarial, pois sabemos que a redução de tempo nos processos implica diretamente na redução de custos para a empresa. Além disso, podemos citar a implicância no espaço físico da empresa. Uma vez que se dispõe de uma gestão eletrônica de documentos, boa parte dos documentos podem ser administrados de outra forma que não seja a guarda física, gerando assim benefícios aos departamentos e significativa redução de custos com a guarda. Podemos testemunhar uma experiência em nossa sede, na Unimed Regional Jaú, ainda relacionado ao espaço físico. Possuímos um prédio anexo à nossa sede que anteriormente era utilizado para a guarda de documentos. Após a implantação do GEDWEB, no ano de 2007, à medida que foi desenvolvida a digitalização dos documentos, aos poucos, o prédio foi sendo liberado para outros fins. Atualmente, 08 anos após o inicio das atividades com o GEDWEB, tal prédio não necessita mais de guarda documentos, dando espaço assim para 03 departamentos se instalarem nele, proporcionando melhorias nas instalações e conforto aos colaboradores, assim como redução de custos com instalações terceirizadas.

4) O que você considera de melhor no GEDWEB? Quais facilidades ele te proporciona?
     As facilidades que o GEDWEB proporciona para a empresa são diversas, cito algumas principais:
– Velocidade e precisão da recuperação de documentos;
– Aumento da produtividade de todos os departamentos;
– Redução de cópias desnecessárias. Segundo a AIIM (EUA, 2009), 1 documento gera em média 16 cópias dentro de uma organização, de forma desnecessária, pois a maioria dessas cópias, posteriormente, serão descartadas;
– Evita extravio de documentos, assim como sua falsificação;
– Preservação do documento original;
– Agilidade nos processos legais;
– Otimização dos processos;
– Compromisso sócio-ambiental, uma vez que reduz o consumo de papel para a administração dos processos.

5) O Quick Index torna a rotina mais ágil? Por quê?
     O Quick Index é uma ferramenta essencial para que o processo de produção na digitalização de documentos seja eficaz. Suas possibilidades de configurações e parametrizações permitem que a digitalização em grande escala seja otimizada. O “diálogo” do Quick Index com o software do scanner utilizado, proporciona um ótimo desempenho, fazendo com que a exigência da demanda seja atendida de maneira ágil.
 
6) Você indicaria o GEDWEB para as outras Unimeds?
    O GEDWEB é uma solução moderna e inteligente no campo da Gestão Documental. Conhecendo o Sistema Unimed, sendo colaborador da Unimed Regional Jaú há 12 anos, tenho contato com os processos operacionais e, de fato, é um processo com muitas peculiaridades e especificidades, envolvendo uma demanda enorme de detalhes. Entendo que uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos torna-se essencial, para atender a missão das Unimeds que é, a priori, a maior satisfação de seus clientes.
     Sendo assim, baseado na experiência que vivenciamos em nossa singular, recomendo o GEDWEB para nossas co-irmãs, pois atende nossas necessidades e dificuldades. A empresa CloudMed sempre mostrou-se solícita e extremamente responsável em sua atividade de suporte,  disponível  e com atendimento qualificado. Sem dúvida, será uma parceria de sucesso em qualquer Sistema Unimed que implantá-lo.

“Aproveito a oportunidade para agradecer toda a equipe do departamento GED, da Unimed Regional Jaú:
Alessa Chacon, Bruna Castro, Elenice Rabachini, Guilherme Guerra e Carlos Furquin Jr.
E, também, à Diretoria da Unimed Regional Jaú, que ofereceu todo respaldo para a implantação e manutenção do Departamento GED em nossa cooperativa.” – José Duarte/ Unimed Jaú

Nós, da Cloudmed, agradecemos a parceria da Unimed Jaú, lembrando que estamos sempre à disposição para atendê-los!
Venha fazer parte você também do GEDWEB e demais plataformas da Cloudmed!
Até a próxima! 🙂

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